ふるさと納税業務における個人情報記載文書の誤送付への対応

長島町ふるさと納税業務おいて、個人情報が含まれる文書を誤って第三者へ郵送する事案が発生しました。

関係する皆さまにご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げますとともに、再発防止に万全を期してまいります。

１　事案の概要

令和５年１２月１１日、長島町ふるさと納税業務において、ふるさと納税の寄附者様に対して、ワンストップ申請書等の書類一式（３枚）を郵送しました。

令和５年１２月１５日、長島町担当課宛に１名の寄附者様から「同封の書類の中に第三者の個人情報が記載されている書類がある」との連絡があり、確認調査を行った結果、誤送付が判明しました。

２　漏えいした情報

・寄附金税額控除に係る申告特例申請書に記載されている「住所、氏名、生年月日、電話番号、寄附金額」
２名の寄附者様（相互入れ違い）

・スマホでまとめてワンストップ特例申請のご案内に記載されている「氏名」
３名の寄附者様

３　漏えいの原因

機器不具合時の封入作業における確認不足により、誤って当該資料を混入したものです。

４　今後の対応

該当の寄附者様に対しましては、速やかに電話で謝罪と経緯の説明をしました。
書面においてもお詫びと経緯の説明を行います。

誤送付を確認した寄附者様から、当該資料を回収します。

５　再発防止策

今後このような事案が生じないよう、封入書類については複数の職員での確認を徹底するなどの対策を図り、個人情報の厳重かつ適正な管理と再発防止に努めてまいります。

【問い合わせ先】

地方創生課　ふるさと納税係

電話番号　0996-86-1101